BTMS-WebDoc

Wilt u transportdocumenten opmaken en printen zonder hiervoor een softwarepakket te installeren? Beurtvaartadres biedt u die mogelijkheid! Alle standaardformulieren die in de logistiek gebruikt worden eenvoudig printen met BTMS-WebDoc.

BTMS-WebDoc is een internetapplicatie

Via internet kunt u vanaf elke willekeurige computer inloggen in uw eigen BTMS-WebDocomgeving. Na aanmelding krijgt u toegang tot uw eigen licentie. U ontvangt een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u kunt inloggen. Eenmaal ingelogd kunt u uw licentie naar eigen behoefte inrichten. Dit wil zeggen dat u zelf bepaalt met welke formulieren u wilt werken en met hoeveel verschillende gebruikers.

Formulieren worden wForms

De elektronische formulieren in BTMS-WebDoc worden wForms genoemd. Het zijn elektronische weergaven van de papieren formulieren. U ziet de lay-out van een formulier dus op uw scherm. Met BTMS-WebDoc kunt u het formulier naar eigen wens invullen en opmaken. Afhankelijk van het soort formulier print u het na invulling op uw matrix- (voor kettingformulieren) of laserprinter.

Wat kan de hoofdgebruiker?

Standaard heeft de licentie een hoofdgebruiker. Die wordt in BTMS-WebDoc de ‘gebruikeradmin’ genoemd. Deze hoofdgebruiker is als enige gebruiker in staat wijzigingen in de licentie door te voeren. Zo kan de hoofdgebruiker de licentie bijvoorbeeld uitbreiden met meerdere gebruikers. Hun BTMS-WebDocomgeving wordt ook ingericht door de hoofdgebruiker. Het inrichten heeft betrekking op het toekennen van zogenaamde rollen en formulieren aan gebruikers.

Eventueel met meerdere gebruikers

Een gebruiker kan een of meer rollen hebben, zoals wForms opmaken, verwijderen of toegewezen krijgen. Doordat BTMS-WebDoc een internetapplicatie is, is het ook mogelijk om gebruikers op andere locaties toegang te geven tot uw eigen licentie. Op een andere vestiging bijvoorbeeld. U kunt immers zelf bepalen welke formulieren en rol(len) deze gebruikers krijgen. Lees hier hoe in de praktijk met meer gebruikers wordt gewerkt. 

Gebruik stamtabellen

Het gemak van BTMS-WebDoc toont zich bij het invullen van de formulieren. Een standaardfunctionaliteit zijn de stamtabellen. Hierin slaat u uw eigen klantgegevens (naam, adres en woonplaats) op. Dit kunt u doen door een MS Excel©-bestand in uw eigen licentie te plaatsen. Hierdoor roept u bij het invullen van een wForm de gegevens snel op via de stamtabel.

Het gemak van een sjabloon

Een ander handig hulpmiddel is de mogelijkheid een formulier te gebruiken als sjabloon. Dit is bijzonder praktisch als u werkt met formulieren waarbij de gegevens bij elke zending nagenoeg onveranderd blijven. Denk aan een wekelijkse zending naar dezelfde klant. Het loont dan om een sjabloon op te slaan. Wanneer u een nieuw formulier opmaakt, dient de sjabloon als basis. De gegevens worden dan automatisch overgenomen, zodat u ze niet opnieuw hoeft te typen.

Beheer en archief van wForms

Elk opgemaakt formulier in BTMS-WebDoc kan worden opgeslagen met een eigen naam. Elk wForm heeft daar een eigen overzichtsscherm voor, zodat u per wForm alle formulieren van alle gebruikers kunt beheren. U kunt op naam, volgnummer, gebruiker of datum een zoekopdracht geven. Met deze krachtige zoekfunctie krijgt u direct het gezochte formulier op uw scherm. Als u de afgehandelde formulieren niet in het overzicht terug wenst te zien, dan verplaatst u ze eenvoudig naar het archief.

Welke wForms zijn er?

In BTMS-WebDoc worden diverse soorten wForms aangeboden. Zo kunt u onder meer gebruik maken van:

• CMR
• Begeleidingsbrief
• Combi-begeleidingsbrief
• Vrachtbrief
• Certificaat van Oorsprong
• Air Waybill
• Losverklaring
• Eur1 Certificaat
• European Cleaning Document
• Phytosanitary Certificate
• A.TR
• T5
• IMO Dangerous Goods Declaration
• Multi Modal Dangerous Goods Form
• Vereenvoudigd Geleidedocument Accijnzen

BTMS-WebDoc ook voor uw eigen formulieren

Uw eigen bedrijfsspecifieke formulieren in BTMS-WebDoc gebruiken? Dat is ook mogelijk! Zo kunt u uw proforma-factuur of een advice note als wForm opnemen. Wilt u weten hoe dit in de praktijk werkt, lees dan hier meer.