arrow close icon-chevron-left icon-chevron-right icon-twitter icon-facebook icon-linkedin icon-zoom icon-trash icon-user icon-cart icon-search icon-chat
Klantervaringen

Van Hooft Transport

Koploper met de digitale vrachtbrief
Volgens het scherm op het dashboard rijden we dwars door een weiland. Wat de TomTom nog niet weet, is dat onder onze banden het puin van een tijdelijke bouwweg knarst. De zware dieplader van Van Hooft Transport uit Hoevelaken met een betonnen transformatorhuis aan boord komt sissend tot stilstand. De laatste tientallen meters over onverhard terrein zijn voor 130 ton/meter autolaadkraan op rupsbanden die even later van de dieplader rolt

Na een uur staat het 15 ton zware transformatorhuis op de centimeter nauwkeurig én waterpas op zijn plaats. De chauffeur en tevens kraanmachinist maakt foto’s van het resultaat. Tachtig kilometer verderop krijgt de opdrachtgever van het transport een melding in zijn scherm. Het transformatorhuis is geplaatst. De digitale vrachtbrief met alle details, de plattegrond van de toekomstige wijk en de foto’s van deze betonnen kluis met kostbare hightech apparatuur zitten in zijn mailbox. Check. Een paar maanden daarna wordt de opdrachtgever gebeld door zijn collega van de financiële administratie met een vraag over het transport. Binnen een paar muisklikken heeft hij de digitale vrachtbrief gevonden en doorgestuurd.

Papierloos werken bespaart zowel ons als onze klanten veel tijd
Maarten Bos Bedrijfsleider van Hooft Transport

Papierloos rijden

Het familiebedrijf Van Hooft Transport B.V. uit Hoevelaken is in 2015 overgestapt op papierloos rijden. Drijvende kracht achter deze ontwikkeling is de jonge ambitieuze bedrijfsleider Maarten Bos. Toen hij bij Van Hooft in dienst kwam, trof hij een kantoor aan met papierbakken op de bureaus, volle ordnermappen in de kast en een laserprinter die een vracht aan papier en cartridges verbruikte. De transportplanning werd bijgehouden in een spreadsheet. Nauwkeurig en overzichtelijk, maar toch. “We besloten in 2013 om geheel papierloos te gaan werken,” zegt Maarten Bos. Binnenkort gaan we zelfs afscheid nemen van de kostbare boardcomputers en gaan onze chauffeurs alleen nog de Van Hooft app gebruiken op hun smartphone. Identificatie van de ontvanger en de rechtsgeldige ondertekening voor ontvangst worden binnen onze app geregeld door een koppeling met het platform van TransFollow. De handtekening voor ontvangst is digitaal. Dat scheelt op jaarbasis veel geld voor de onderneming en maakt de administratieve afhandeling onderweg een stuk makkelijker voor onze chauffeurs.”

Digitale handtekening

Maarten Bos maakte zich niet populair bij zijn collega’s toen hij aankondigde dat Van Hooft met digitale vrachtbrieven zou gaan werken. “De chauffeurs en de mensen van administratie moesten er eerst niets van hebben. Met een papieren vrachtbrief weet je wat je in handen hebt. Daar werkte de onderneming al 50 jaar mee. Iedereen was er aan gewend en was zich amper bewust van de vele nadelen, zoals kwijtraken van documenten en veel uitzoekwerk en telefoontjes om documenten te vinden of compleet te maken. In de eerste weken na invoering hadden we enkele kinderziektes. “Zie je wel, wat moeten we nou met die moderne troep,” zeiden sommige collega’s. Maar we kregen het systeem snel onder controle en binnen een maand had het hele bedrijf de digitale vrachtbrief geaccepteerd. Papierloos transport bespaart ons en onze klanten veel tijd en geld. De identificatie en ondertekening in de digitale vrachtbrief van TransFollow geeft zekerheid aan alle partijen die bij een transport zijn betrokken.” De voordelen van de digitale vrachtbrief worden groter als niet alleen de transporteur maar ook zijn opdrachtgevers zich registreren bij TransFollow. Het kostte Van Hooft niet veel moeite om klanten zoals Alfen, Enexis, Alliander en Siemens mee te krijgen.

‘Komende jaar omslagpunt’

Van Hooft transport verwerkt 3.000 vrachtbrieven per jaar. De transporten voor de tien grootste klanten worden volledig digitaal afgehandeld. “Het is nieuw en iedereen wil het,” zegt Maarten Bos. “We verwachten dat we eind 2016 ongeveer 80% van onze transporten via TransFollow kunnen afhandelen.” Het voordeel van TransFollow is dat je je bestaande transport managementsyteem (TMS) kunt blijven gebruiken. Voor de meeste TMS’en zijn koppelingen met TransFollow al beschikbaar of in ontwikkeling. TANS (gespecialiseerd in automatisering van de transport en logistieke sector); een van de ontwikkelpartners van TransFollow en TMS leverancier van Van Hooft Transport, heeft de koppeling vanuit hun TMS met het platform gerealiseerd.