Ruim drie weken na de ingebruikname van het Digitaal Dossier meldt de Douane nog altijd langere verwerkingstijden bij de behandeling van documenten en controles. Hoewel het nieuwe systeem uiteindelijk moet zorgen voor een efficiëntere en veiligere afhandeling van douaneaangiften, blijkt de overgang in de praktijk meer impact te hebben dan vooraf werd verwacht. (Douane)
De Douane heeft aangegeven dat de vertragingen ontstaan doordat nog niet alle aangevers zijn aangesloten op het nieuwe proces. Daardoor moeten dossiers momenteel via zowel de oude als de nieuwe werkwijze worden verwerkt. Deze dubbele werklast zorgt voor extra druk op de organisatie en leidt tot langere doorlooptijden bij controles en documentbeoordelingen.
Meer controles en meer documentenverkeer
Het Digitaal Dossier vervangt de eerdere werkwijze waarbij documenten via e-mail of de Postbus Digitaal Dossier konden worden aangeleverd. Sinds 16 mei moeten documenten zoals facturen, oorsprongscertificaten en andere bescheiden rechtstreeks via een systeemkoppeling met het Douaneaangiften Management Systeem (DMS) worden ingediend. Hierdoor worden documenten automatisch gekoppeld aan de juiste aangifte en controle. (evofenedex)
tegelijkertijd signaleren bedrijven dat de invoering van het systeem leidt tot een toename van documentcontroles. Waar voorheen aanvullende informatie vaak handmatig kon worden afgestemd, verloopt dit nu volledig via het digitale proces. Daardoor komen ondernemers vaker in aanraking met statusmeldingen en aanvullende documentverzoeken vanuit de Douane. Volgens evofenedex ervaren bedrijven dat dossiers langer open blijven staan en dat de afhandeling minder voorspelbaar is dan voorheen. De belangenorganisatie ontvangt hierover nog steeds signalen vanuit het bedrijfsleven. (evofenedex)
Statusmeldingen geven niet altijd duidelijkheid
Een veelgehoorde klacht vanuit het bedrijfsleven betreft de informatievoorziening rondom lopende controles. Het Digitaal Dossier werkt met verschillende statusmeldingen die aangeven in welke fase een dossier zich bevindt. In de praktijk blijkt echter dat deze meldingen niet altijd voldoende inzicht geven in de daadwerkelijke voortgang van een controle of de verwachte afhandelingstijd.
Voor logistieke dienstverleners, importeurs en exporteurs maakt dit het lastiger om klanten en ketenpartners tijdig te informeren over de status van zendingen. Zeker wanneer goederen afhankelijk zijn van een documentcontrole of fysieke inspectie kunnen vertragingen snel doorwerken in de supply chain. (Douane)
Problemen nog niet opgelost
Hoewel de Douane inmiddels erkent dat de invoering van het Digitaal Dossier tijdelijk tot langere doorlooptijden leidt, is er op dit moment nog geen sprake van een volledig gestabiliseerde situatie. De Douane verwacht dat de druk op de processen afneemt zodra meer bedrijven volledig zijn aangesloten op het nieuwe systeem en de oude werkwijze definitief kan worden uitgefaseerd. Vooralsnog blijft echter sprake van vertragingen in de afhandeling van dossiers. (Douane)
Ook evofenedex benadrukt dat bedrijven rekening moeten houden met een langere overgangsperiode dan aanvankelijk werd voorzien. De organisatie blijft de ontwikkelingen volgen en brengt de knelpunten vanuit het bedrijfsleven onder de aandacht bij de Douane. (evofenedex)
Wat betekent dit voor ondernemers?
Voor importeurs en exporteurs is het raadzaam rekening te houden met extra verwerkingstijd wanneer de Douane aanvullende documenten opvraagt of besluit een fysieke controle uit te voeren. Vooral zendingen die afhankelijk zijn van een snelle vrijgave kunnen hierdoor vertraging oplopen. Goede voorbereiding, correcte documentatie en een volledig werkende aansluiting op het Digitaal Dossier blijven daarom essentieel om onnodige vertragingen zoveel mogelijk te voorkomen. (Douane)