Vanaf 16 mei 2026 introduceert de Douane het Digitaal Dossier voor het DMS-systeem. Daarmee komt er definitief een einde aan het handmatig aanleveren van documenten via e-mail. Voor bedrijven die opslag-, invoer- of uitvoeraangiften indienen via DMS betekent dit een belangrijke verandering in de dagelijkse werkwijze.
Van e-mail naar volledig digitaal werken
Met de komst van het Digitaal Dossier worden alle bescheiden rechtstreeks digitaal gekoppeld aan de juiste aangifte. Hierdoor verloopt de communicatie met de Douane sneller, veiliger en efficiënter.
De voordelen van deze nieuwe werkwijze zijn onder andere:
- snellere verwerking van aangiften
- minder kans op handmatige fouten
- betere traceerbaarheid van documenten
- veiligere gegevensuitwisseling via beveiligde verbindingen
Via Shipmentmanager kunnen documenten direct vanuit de aangifte naar de Douane worden verzonden. Denk hierbij aan facturen, certificaten en andere benodigde bescheiden. Hierdoor komen documenten automatisch bij de juiste aangifte en behandelaar terecht.
Wat verandert er vanaf 16 mei 2026?
Vanaf de invoeringsdatum mogen documenten uitsluitend nog digitaal worden aangeleverd bij de Douane. Handmatige verzending via e-mail verdwijnt volledig uit het proces.
Ondersteunde bestandsformaten zijn onder andere:
- .DOC
- .XLS
- .DOCX
- JPEG
Alle documenten worden opgeslagen conform de geldende archiefwetgeving.
Belangrijk om te weten: deze wijziging geldt uitsluitend voor documenten die bedoeld zijn voor controle door de Douane. Documenten die onder CERTEX vallen, vallen buiten deze verandering.
Voor wie is het Digitaal Dossier verplicht?
De verplichting geldt direct voor alle bedrijven die gebruikmaken van DMS. Er komt geen gefaseerde overgangsperiode.
Dit betekent dat de wijziging van toepassing is op:
- IIAA-vergunninghouders
- bedrijven met reguliere DMS invoer- en uitvoeraangiften
Vanaf 16 mei 2026 moet iedere aangever zijn bescheiden digitaal aanleveren.
Nu voorbereiden voorkomt vertraging
Het Digitaal Dossier vraagt om een nieuwe manier van werken waarin digitalisering centraal staat. Bedrijven die hun processen niet tijdig aanpassen, lopen risico op vertragingen in de afhandeling van aangiften.
Met Shipmentmanager helpt Beurtvaartadres bedrijven om deze overgang soepel te laten verlopen. Door processen te automatiseren en documenten direct digitaal aan te leveren, wordt het aangifteproces eenvoudiger, sneller en efficiënter.
Op de hoogte blijven?
Volg Beurtvaartadres voor het laatste douanenieuws, praktische updates en ontwikkelingen rondom digitalisering binnen de logistieke sector.