In 2022 stapt de complete supply chain gefaseerd over op het Douaneaangiften Management Systeem (DMS). Dit heeft gevolgen voor u als vervoerder, verlader of exporteur. Wellicht vraagt u zich af welke voorbereidingen u nu al kunt treffen voor een gestroomlijnd implementatieproces. Ik deel graag vijf voorbereidingstips.
Tip #1: zorg dat alle ketenpartners aanhaken
Een van de dingen die bedrijven nu al kunnen doen, is hun hele keten nalopen en de benodigde datacommunicatie in kaart brengen. Op welk moment dient wie over welke data te beschikken?
Om hier achter te komen, gaat u met alle partijen om de tafel. Als u daarna in gesprek gaat met uw softwareleverancier, kan uw softwareleverancier een duidelijke indicatie van het benodigde budget voorleggen. Zo weet u zeker dat u aan het einde van het jaar genoeg budget overhoudt voor de ontwikkeling van deze (verplichte) software.
Tip #2: praat met uw IT- en softwareleverancier
Gaat u met uw IT- en softwareleverancier in gesprek? Maak dan meteen duidelijke afspraken over de beschikbaarheid van externe krachten. Vraag na wie of wat er nodig is om het overgangsproces straks zo soepel mogelijk te laten verlopen. Denk bijvoorbeeld aan een consultant of andere derde partij. Heeft u dit helder? Vergeet dan niet om ook intern mankracht te reserveren voor de implementatieperiode.
Tip #3: stoom de interne operatie klaar
Ook intern kunt u de nodige voorbereidingen treffen, door de operatie gereed te maken. Stel dat u bepaalde zaken afhandelt via GPA of SPA en besluit om gegevens handmatig in te voeren. Of u hebt (nog) niet de mogelijkheid gehad om een bepaalde koppeling te realiseren.
Dan is het belangrijk dat u voldoende mankracht tot uw beschikking heeft die het hele proces goed onder de knie heeft. En hebben uw medewerkers eventueel aanvullende kennis nodig? Ga dan na welke organisatie deze kennis via een training kan inbrengen.
Tip #4: regel de juiste vergunningen
Een ander belangrijk punt: vergunningen. Het is zonde als een snelle implementatie stukloopt op verkeerde of ontbrekenden vergunningen. Omdat de meeste bedrijven vóór 1 juli de scenariokeuze hebben doorgegeven, is het nu al mogelijk om bij de douane na te gaan welke vergunningen voor uw scenario vereist zijn. Wacht niet tot een later moment, dan kan het zijn dat u lang op uw vergunningen moet wachten.
Tip #5: manage verwachtingen
‘Normaalgesproken’ ondersteunt de softwareleverancier u met op maat gemaakte oplossingen. Wellicht verwacht u dit ook bij deze aanpassingen. Helaas moet u deze verwachting bijstellen. Goede (standaard) cloudoplossingen zijn mogelijk, maar maatwerk is onhaalbaar. De tijd tussen ontwikkeling van de software en de implementatie is immers te kort.
Hulp nodig bij uw douaneaangifte?
Ik vertel u graag hoe u meer grip krijgt op uw aangifteproces. Neem contact op via rtaci@beurtvaartadres.nl.
