E-facturatie: zet in op efficiency, kostenbesparing en duurzaamheid

Met onze e-facturatiesoftware versnelt u het factureringsproces, maakt u het efficiënter en bespaart u kosten. Bovendien ondersteunt onze e-facturatiesoftware u bij het digitaliseren van uw administratieve procedures en bij het verminderen van het gebruik van papier.

Traditionele facturatie

De traditionele facturatiemethode neemt veel tijd in beslag. “Facturen werden via de post of als pdf verstuurd. Omdat facturen handmatig verwerkt moeten worden, brengt dit administratieve lasten met zich mee. Daarnaast is de foutkans hoog, omdat het mensenwerk is. Met e-facturatie wordt dit proces versneld en neemt het dus minder tijd in beslag”, legt e-facturatie specialist Martijn Benist uit.

Voordelen van e-facturatie

E-facturatie heeft verschillende voordelen die organisaties aanspreken:

1. Efficiëntie: e-facturatie versnelt het verwerkingsproces van facturen, waardoor u tijd en middelen bespaart.
2. Beveiliging: open network protocollen, zoals het beveiligde Peppol-netwerk, bieden een veilige omgeving voor het verzenden en ontvangen van facturen. Hierdoor wordt het risico op gegevensinbreuk verminderd.
3. Compliance: steeds meer overheidsinstanties en bedrijven eisen dat facturen worden verzonden via beveiligde netwerken zoals Peppol, waardoor e-facturatie steeds relevanter wordt.
4. Kostenbesparing: door de administratieve last te verminderen en het papierverbruik te verminderen, bespaart u kosten.
5. Duurzaamheid: e-facturatie draagt bij aan duurzaamheid door het verminderen van papierverbruik en transportkosten.

​Geautomatiseerde workflow

Finance Manager Stef de Vlieger vertelt wat e-facturatie hem oplevert: “E-facturatie is bij ons geïmplementeerd in ons ERP-systeem. Het levert ons uniformiteit op in de aangeleverde facturen en het minimaliseert de kans op fouten. Maar een van de grootste voordelen van e-facturatie is de geautomatiseerde workflow. Facturen worden automatisch herkend, toegewezen aan de juiste manager met de benodigde bevoegdheid voor goedkeuring, en alle stappen worden vastgelegd in het systeem. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat facturen ook eerder worden afgehandeld. En het vermindert het risico op verloren facturen of verkeerde adressen.

Eerder verwerkte een medewerker de facturen, wat 2,5 dag per week in beslag nam. Door e-facturatie zijn deze werkzaamheden flink verminderd en neem ik ze over als Finance Manager. Dit levert ons dus 0,5 fte per week op en zo vang je ook de risico’s op van bijvoorbeeld ziekteverzuim. Verder is e-facturatie niet beperkt tot pdf-facturen. Het omvat ook XML-formaten en zelfs EDI (Electronic Data Interchange) voor meer gestructureerde gegevensuitwisseling tussen bedrijven.”

Beurtvaartadres biedt drie pakketten e-facturatie. Martijn: “Het verschil zit vooral in de mate van implementatie van e-facturatie in de huidige software. Al bij het eerste pakket (Starter) verzekert u zich van het veilig en efficiënt verwerken van facturen. Hiermee ontvangt en verstuurd u uw facturen namelijk met Peppol en DICO. Bij pakket 2 en 3 (Standaard en Geavanceerd) integreert Beurtvaartadres e-facturatie in uw huidige softwarepakket.

Zo wordt het administratieve proces in gang gezet als er bijvoorbeeld een factuur binnenkomt of een order wordt aangemaakt. Het systeem zorgt er vervolgens voor dat de juiste documenten op de juiste plek terechtkomen.”

​Verschillende beveiligde netwerken

Zoals eerder besproken, stelt de overheid de eis dat alle ontvangen documenten via een beveiligd netwerk moeten worden verstuurd. Martijn: “Dit geldt ook voor specifieke sectoren, zoals de bouwsector. In plaats van een generieke aanpak, zijn er specifieke oplossingen ontwikkeld, zoals de DICO-standaard. 

Dit is een variatie van een beveiligd netwerk, maar specifiek afgestemd op de behoeften van de bouwsector. Deze diversiteit aan beveiligde netwerken stelt bedrijven in staat om te voldoen aan eisen die gelden voor die sector. Of het nu gaat om facturen versturen op basis van KvK-nummers of specifieke CMS-bestanden, ons platform biedt de flexibiliteit om e-facturen veilig te versturen via verschillende beveiligde netwerken.”

Digitaal archief​ en overzicht

De traditionele facturatiemethode vraagt ook om een fysiek archief. En moet u daarin iets terugvinden, dan neemt dat veel tijd in beslag. Stef: “Met e-facturatie archiveer ik alles digitaal. Heb ik een bepaalde factuur nodig? Dan vind ik deze eenvoudig terug in het systeem door op de leverancier of het factuurnummer te zoeken. Ook hebben we geen aparte ruimte meer nodig voor ons archief. Dat bespaart ruimte en kosten.

Verder kan ik facturen door e-facturatie altijd en overal monitoren. Het kan best eens voorkomen dat ik word gebeld met de vraag: ‘Waarom is die factuur nog niet betaald?’. Dan kan ik precies zien wat de status is. Het kan goed zijn dat een manager deze nog moet goedkeuren. Hij kan op zijn beurt een opmerking plaatsen van de status, zodat ik daar ook van op de hoogte ben.”

Toekomst van e-facturatie

Beiden zijn het erover eens dat de toekomst van e-facturatie veelbelovend is. Terwijl sommige bedrijven nog steeds vasthouden aan traditionele methoden, wordt de digitalisering van facturatie steeds gangbaarder. In de komende jaren kan het zelfs verplicht worden gesteld door overheden en grote bedrijven.

E-facturatie is niet alleen een manier om te voldoen aan veranderende normen, maar het biedt ook kansen voor kostenbesparing, efficiëntieverbeteringen en duurzaamheid. Bedrijven die nu de overstap maken, zullen profiteren van deze voordelen en gedijen in de snel evoluerende zakelijke omgeving.

Kortom, e-facturatie is niet alleen een technologische trend, maar een essentiële stap voor bedrijven die willen concurreren in de moderne zakelijke wereld.

​

Meer weten over e-facturatie?

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van de e-facturatiesoftware van Beurtvaartadres? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Wij bieden u graag meer informatie en helpen u op weg om te starten met e-facturatie.