De supply chain bevindt zich in een digitale transformatie. Veel bedrijven maken daarom steeds vaker gebruik van de eCMR: een digitale versie van de traditionele vrachtbrief die wordt gebruikt bij goederenvervoer over de weg. Echter, niet alle eCMR-oplossingen voldoen aan de wettelijke voorschriften, VN-protocollen en industrienormen. Maar wat ís de wet- en regelgeving omtrent de eCMR? En wat zijn de gevolgen als u een eCMR-oplossing gebruikt die hier niet aan voldoet? Dat ontdekt u in dit artikel.
Is het belangrijk om een eCMR-aanbieder te kiezen die voldoet aan wet- en regelgeving en protocollen? Waarom?
Ja. Hierdoor zorgt u ervoor dat de digitale vrachtbrieven rechtsgeldig zijn en erkend worden door de autoriteiten. Dit biedt meer veiligheid, betrouwbaarheid en efficiëntie voor de gegevens die worden verzonden.
Bij een transportproces zijn meerdere partijen betrokken, zoals verladers, vervoerders en geadresseerden. Het is belangrijk dat zij onderling op een betrouwbare en veilige manier informatie over de zending kunnen uitwisselen. Denk aan informatie over de vervoerde goederen, route en leveringsstatus.
Met een eCMR die voldoet aan alle wet- en regelgeving, kunnen alle partijen er zeker van zijn dat de verstrekte informatie juist, volledig en juridisch bindend is. De eCMR is immers een juridisch contract tussen de verlader en het transportbedrijf, waarin onder andere de verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en schade-afhandelingsprocessen worden vastgelegd.
De eCMR TransFollow
De eCMR TransFollow biedt een veilige, controleerbare en betrouwbare oplossing voor het beheer van digitale vrachtbrieven. Gebruikers kunnen de brieven gemakkelijk delen met alle partijen die betrokken zijn bij het transportproces, ongeacht de systemen die zij gebruiken.
Hoe voldoet de eCMR TransFollow aan alle voorschriften en protocollen?
De eCMR TransFollow is ontwikkeld in overeenstemming met het eCMR-protocol dat is opgesteld door de Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties (UNECE) (zie kader). Hiermee is de eCMR TransFollow juridisch bindend en afdwingbaar in alle landen waar dit VN-protocol geldt.
De eCMR TransFollow voldoet aan de eisen van de verschillende nationale wetten en regels die het gebruik van digitale vrachtbrieven regelen in diverse landen.
Het UNCEFACT-comité heeft een dataset ontworpen die in iedere eCMR-oplossing moet zitten. TransFollow heeft deze dataset overgenomen en biedt zo de mogelijkheid om gegevens naadloos uit te wisselen met andere platformen en softwareoplossingen.
De producten van eCMR TransFollow maken gebruik van veilige versleutelings- en authenticatiemethoden die de informatie in de digitale vrachtbrief te beschermen tegen onbevoegde toegang, fraude en verlies.
Het eCMR-protocol van de UNECE
Dit protocol is een multilaterale overeenkomst die het wettelijke kader vaststelt voor het gebruik van digitale vrachtbrieven in internationaal vervoer over de weg.
Wat zijn de belangrijkste voorschriften en protocollen waaraan de producten van eCMR TransFollow voldoen?
De producten van eCMR TransFollow voldoen aan:
Het eCMR-protocol van de UNECE: zie kader hierboven.
GDPR: de ‘General Data Protection Regulation’ van de EU. Oftewel, de verordening die ervoor zorgt dat gebruikersgegevens op een transparante en veilige manier worden verzameld en verwerkt.
ISO 27001: TransFollow werkt met een ISO 27001-gecertificeerd informatiemanagementsysteem. Deze norm garandeert dat ons platform op een veilige manier omgaat met informatie die het ontvangt of beheert van derden. Dit geldt voor informatie aan klanten en leveranciers, maar ook aan haar medewerkers en alle andere belanghebbenden. Zie ook het kader hieronder.
ADR: de ‘European Agreement concerning the International Carriage of Dangerous Goods by Road’ is een internationale regelgeving voor het vervoeren van gevaarlijke stoffen over de weg. Met de producten van eCMR TransFollow kunt u digitale vrachtbrieven maken en beheren die voldoen aan deze ADR. Zo bent u verzekerd van geldige en veilige digitale documentatie.
TransFollow’s ISO-certificaten vernieuwd: ISO/IEC 27001:2013
Een ISO-certificering is geen eenmalige prestatie. Het moet regelmatig door een externe partij worden vernieuwd. Dit zorgt ervoor dat TransFollow blijft voldoen aan de relevante ISO-norm en daarmee aan het verwachte hoge prestatie- en kwaliteitsniveau.
Wat betekent dit voor alle belanghebbenden in de supply chain?
Als u gebruikmaakt van de eCMR TransFollow, voldoet u aan bovengenoemde regelgeving en protocollen. Dit levert u verschillende voordelen op:
Het administratieve gedeelte van uw transport voldoet aan wet- en regelgeving en protocollen: de productconformiteit van eCMR TransFollow zorgt ervoor dat uw transportactiviteiten en de digitale vrachtbrieven rechtsgeldig zijn.
Veiliger: de naleving van de ISO 27001-norm en bijbehorende certificering, in combinatie met andere beveiligingsnormen, zorgt ervoor dat uw gegevens zijn beveiligd en u in een veilige omgeving uw administratie kunt uitvoeren.
Standaardisatie: de producten van eCMR TransFollow voldoen aan het UNECE eCMR-protocol waardoor uw digitale vrachtbrieven aan een wereldwijde standaard voldoen. Dit vergemakkelijkt uw grensoverschrijdend transport en vermindert uw administratieve lasten.
Betere gegevensbescherming: TransFollow neemt gegevensbescherming serieus en implementeert verschillende maatregelen om gebruikersgegevens te beschermen. Met de naleving van de GDPR en ander privacy- en gegevensbeschermingsbeleid, garanderen wij dat we uw gebruikersgegevens op een transparante en veilige manier verzamelen en verwerken. Wij zijn van mening dat het eigendom van de gegevens bij de gebruikers ligt, niet bij TransFollow. Dit houdt ook in dat wij uw gegevens niet zonder toestemming aan derden ter beschikking stellen.
Verbeterde algehele efficiency: met de eCMR TransFollow stroomlijnt u uw transportprocessen, vermindert u uw papierwerk en verbetert u uw administratieve en operationele efficiency.
Samengevat: met de eCMR TransFollow heeft u een hoge mate van zekerheid, waardoor u efficiënter, veiliger en met meer rechtszekerheid kunt werken.
Wat gebeurt er als uw eCMR’s niet voldoen aan wet- en regelgeving?
Dit kan nare gevolgen hebben. Bijvoorbeeld:
Afwijzing door autoriteiten: uw eCMR's kunnen worden afgewezen door de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de handhaving van de regelgeving. Dit kan leiden tot vertragingen bij het vervoer en tot extra administratieve of sanctiekosten.
Juridische geschillen: er kunnen juridische onzekerheden ontstaan die kunnen leiden tot geschillen tussen de betrokken partijen. Dit kan leiden tot extra kosten en uw commerciële en bedrijfsresultaten belemmeren.
Sancties: u kunt sancties of boetes opgelegd krijgen van de verantwoordelijke autoriteiten. Deze boetes kunnen de transportkosten aanzienlijk verhogen.
Maakt u momenteel gebruik van eCMR’s die niet voldoen aan de wet- en regelgeving? Dan raden wij u aan om over te stappen naar een eCMR-aanbieder die dat wél doet. Wilt u meer informatie hierover? Neem dan gerust contact met ons op.
Conclusie
Het is cruciaal om aandacht te besteden aan de wet- en regelgeving voor eCMR. Zorg ervoor dat de eCMR die u gebruikt een wettelijk erkend elektronisch leveringsbewijs is dat door de nationale en internationale transportwet- en regelgeving wordt geaccepteerd. Zo bent u er zeker van dat uw transport efficiënt en betrouwbaar is en door de wet wordt beschermd.
