Overstappen naar de eCMR leidt tot een aantal in- en externe veranderingen. Buiten de technische aanpassingen vraagt het om een andere werkwijze. Dat kan even wennen zijn. Hoe krijg je medewerkers mee? Hierbij geef ik vijf tips.
Voor een goede implementatie moet je als projectmanager je rol pakken. Daarom zetten we binnen Beurtvaartadres de ketenregisseur in voor implementatie van de eCMR. Verantwoordelijkheden en taken binnen de organisatie verschuiven. Van medewerkers wordt verwacht dat ze openstaan voor veranderingen en zich erin verdiepen.
De aanpak van dit veranderproces kent allerlei valkuilen. Wanneer er bijvoorbeeld te weinig aandacht is voor de huidige werkwijze, kan er geen goede inschatting van de door te voeren veranderingen worden gemaakt, laat staan duidelijke afspraken rondom het project. Daarom mijn vijf tips voor succesvol projectmanagement.
Tip 1: Communicatie is de key voor een succesvol project
Communicatie staat centraal binnen het project. Denk aan projectdefinities vastleggen, maar ook vergaderafspraken met de projectgroep. Maak vooraf de wederzijdse verwachtingen helder en leg iedere afspraak zorgvuldig vast.
Bekijk ook welk communicatiemiddel aansluit bij je doelgroep. En hoe je de boodschap duidelijk overbrengt aan de medewerkers die met de veranderingen te maken krijgen. Voor de communicatie gebruik je ‘officiële’ documentatie als het projectplan en de actie- en besluitenlijst. Maar maak ook eens gebruik van promotie- en instructiefilmpjes, hang posters op of schrijf een stukje in een nieuwsbrief.
Tip 2: Beschrijf de huidige en to be-processen
De grote beslissingen worden op directie- en managementniveau gemaakt, terwijl de medewerkers op de vloer het meest te maken krijgen met de nieuwe werkwijze. Juist zij gaan met de eCMR aan het werk.
Zij weten ook het beste hoe de huidige processen verlopen. Inventariseer deze daarom met ze en vertaal ze door naar de nieuwe processen. Zo worden de medewerkers ‘ambassadeurs’ van de verandering en verklein je de kans dat belangrijke zaken over het hoofd worden gezien.
Tip 3: Reële verwachtingen
Hoe goed je je ook voorbereidt, er kan altijd wat misgaan bij implementatie. Zeker in de beginfase. Doe daarom aan ‘verwachtingsmanagement’. Vertel stakeholders wat er fout kan gaan, zodat ze hierop zijn voorbereid. Dan weten ze meteen dat er een plan is om mogelijke issues op te lossen. Dit geeft vertrouwen!
Tip 4: Zoek de kern
Draait eerst een eCMR-pilot met je standaard proces. Inventariseer parallel hieraan alvast wat je nodig hebt voor de meer complexe processen. Hierdoor verzand je niet in onmogelijkheden. In de pilotfase komen vaak al mogelijke issues aan het licht. Die kun je dan direct ondervangen bij de implementatie van de complexere processen.
Tip 5: Verandermanagement
Het implementeren van de eCMR is een grote verandering binnen je organisatie. Uit ervaring weet ik dat aan de impact vaak niet genoeg aandacht wordt besteed. Het allerbelangrijkste is dat de medewerkers de nieuwe werkwijze omarmen. Neem het personeel uitgebreid mee in deze veranderingen, dan ben je al een heel eind.
Heb je verschillende vestigingen? Ga erlangs om medewerkers te informeren en organiseer inloopsessies. Rij ook mee met de chauffeurs; dit verlaagt de drempel om vragen te stellen. Neem een aantal ‘key users’ mee in de ins en outs van het project. Zij kunnen vragen van collega’s beantwoorden. Geef iedere medewerker de ruimte om op zijn manier te wennen aan de nieuwe workflow. En ondersteun ze hierbij.
Beurtvaartadres als back-up
Vanuit Beurtvaartadres ondersteunen we je graag en adviseren we over succesvol verandermanagement. Zo hebben wij een supportcollega die getraind is in het begeleiden van de chauffeurs. Hij komt graag helpen.
