Papierloos werken. Vanuit dat basisidee heeft Hebels Staalservice in de afgelopen tijd samen met huisvervoerder SVZ Transport de papieren vrachtbrief vervangen door de digitale variant. Met Beurtvaartadres als adviseur is stap voor stap toegewerkt naar een succesvolle invoering.
Staalgroothandel Hebels Staalservice voorziet staalverwerkende bedrijven in Nederland, België en Duitsland van plaatstaal, bandstaal en RVS. Het bedrijf heeft op de thuisbasis in Oosterhout alles in huis om klanten geheel op specificatie te kunnen leveren. Ook het transport hoort bij de dienstverlening, Het in full truck loads en dedicated distributie gespecialiseerde SVZ Transport is al ruim 20 jaar één van hun belangrijkste vervoerders.
Gefaseerde invoering
Onder begeleiding zijn de twee partijen in 2022 het traject gestart voor de implementatie van de eCMR van TransFollow. Ook de medewerking van beider IT-leveranciers was hiervoor nodig. In de nieuwe digitale werkwijze maakt Hebels Staalservice de eCMR op met een unieke transport referentie in het eigen ERP-Systeem. Deze unieke referentie wordt via het eCMR platform doorgestuurd naar SVZ Transport. Deze referentie gebruikt SVZ Transport vervolgens in een eigen TMS-systeem om de juiste eCMR op te halen en af te handelen. Hebels Staalservice en SVZ Transport hebben nadrukkelijk voor een gefaseerde invoering gekozen. De eCMR is eerst voor één klant uitgerold, daarna voor een tweede en vervolgens op grotere schaal. Begin 2024 werd de implementatie afgerond.
Medewerking chauffeurs cruciaal
Cruciaal voor de succesvolle invoering van de eCMR was de medewerking van de chauffeurs. Onveranderd ontvangen zij vanuit het TMS van SVZ Transport op de boordcomputer hun taken. De app van TransFollow, waar de eCMR aan een opdracht is gekoppeld, is geïntegreerd in het vragenpad dat de chauffeur doorloopt en opent zich op het juiste moment voor het zetten van een handtekening door partijen. Nadat dit is gedaan, keert de chauffeur weer automatisch terug in zijn eigen vertrouwde omgeving.
Aanvankelijk vonden chauffeurs van SVZ Transport de verandering naar digitaal lastig. Ook de planners waren terughoudend. Voor beide groepen is op een testdag een aantal concrete testorders doorlopen. Stap voor stap is zo iedereen meegenomen in het proces. Planners en chauffeurs zijn steeds meer de voordelen gaan inzien en dan gaat zo’n verandering makkelijker Wat verder heeft geholpen is het in de testfase inzetten van mentor-chauffeurs. Vragen stellen is zo voor andere chauffeurs heel laagdrempelig.
Concrete voordelen
Met de invoering van de eCMR vermindert Hebels Staalservice de papierstroom. Naast grotere efficiency sluit dit naadloos aan bij de ambitie om steeds duurzamer te werken. Digitaal kan men bovendien alles veel makkelijker terugvinden. De eCMR is ook direct na aftekenen automatisch beschikbaar in de mailbox van de klant. Het is stukje extra dienstverlening en bespaart voor het bedrijf tijd. Het is bijvoorbeeld niet meer nodig om klanten digitale kopieën na te sturen.
SVZ Transport noemt naast tijdbesparing snelheid als belangrijk voordeel. Direct nadat een digitale vrachtbrief is afgetekend, staat deze in het eCMR portaal. In dit portaal is de digitale vrachtbrief direct voor de opdrachtgever en betrokken partijen beschikbaar . In dit portaal worden deze volgens wetgeving 7 jaar bewaard. Het aantal administratieve handelingen daalt flink. Waar voorheen elke vrachtbrief handmatig in gescand werd, is deze nu direct beschikbaar.
Het bedrijf kan meteen factureren. In het verleden kon daar wel een week overheen gaan. Sowieso daalt het aantal administratieve handelingen. Vier medewerkers van SVZ Transport zijn nu constant bezig met het handmatig verwerken van binnenkomende vrachtbrieven. Op het moment dat alle opdrachtgevers digitaal gaan werken, hoeft dat niet meer en wordt ook het opslaan van papieren CMR’s overbodig.