H.N. Post & Zonen
“Papierloos werken bespaart zowel ons als onze klanten veel tijd”
Meer over de Digitale vrachtbrief
Papierloos werken bespaart zowel ons als onze klanten veel tijd”, is de eerste ervaring van Dé Post. “TransFollow past perfect in onze bedrijfsstrategie: samen met onze klanten een zo efficiënt en duurzaam mogelijk logistiek proces neerzetten”, zegt Dé Post, directeur van H.N. Post & Zonen uit Pijnacker. ICT speelt hierin volgens hem een centrale rol. “De meeste procesverbeteringen zijn tegenwoordig te realiseren door het zo goed mogelijk inregelen van de onderlinge communicatie.
De transporteur, die met zo’n 120 trucks actief is in o.a. containervervoer en transport van bouwmaterialen, heeft veel ICT-kennis in huis. Zo doet het bedrijf zelf de maatwerkontwikkeling aan het TMS.
Direct factureren
H.N. Post & Zn. startte met de digitale vrachtbrief bij het transport van bouwmaterialen. “De handelaren die bouwmaterialen voor hun klanten bestellen bij de fabrikant, kunnen die orders pas factureren als ze onze factuur met getekende vrachtbrief hebben ontvangen”, licht Post toe.
“Omdat onze chauffeurs niet dagelijks op kantoor komen en op bouwplaatsen niet altijd een uitvoerder aanwezig is om de vrachtbrief te tekenen, kan het tot een week na aflevering duren voordat die bij ons terug is.”
Met TransFollow wordt deze doorlooptijd aanzienlijk verkort. Post: “Binnen een paar minuten na het lossen van de zending krijgen we de getekende digitale vrachtbrief binnen en kunnen we de facturatie al starten.”
De uitvoerder krijgt van TransFollow bericht welke vrachtbrieven via sign-on-glass zijn getekend of waarbij onze chauffeur een foto heeft gemaakt. Zo heeft hij één overzicht van alle leveringen die wij hebben gedaan.
Praktijk
In de praktijk doorloopt de e-CMR het volgende proces. Allereerst wordt hij aangemaakt door het TMS van de vervoerder of het backofficesysteem van de verlader. “Onze klanten hebben de logistieke administratie aan ons uitbesteed, dus wij maken de vrachtbrief en sturen hem naar TransFollow”, vertelt Post. De hiervoor benodigde koppeling tussen het TMS en het TransFollow platform ontwikkelde de transporteur zelf. “Dat kostte ons zo’n 80 manuren”, aldus Post.
H.N. Post & Zn. stuurt de vrachtbrief naar TransFollow op het moment dat de planning de order doorzet naar de boordcomputer van de chauffeur. Die kan de vrachtbrief vervolgens opvragen in de TransFollow app op zijn smartphone.
Boordcomputerinterface
“TransFollow stelt de TransFollow Show & Sign Component ter beschikking, waarmee het toon- en tekenproces van TransFollow kan plaatsvinden vanuit de mobiele boordcomputer of boordcomputerapp”, vertelt Paul Knoop.
Hij is sales- en partnermanager bij Beurtvaartadres. “Op het moment dat de chauffeur de digitale CMR wil opvragen voor ondertekening, maakt de Showcase TransFollow Bouwsector boordcomputersoftware een uitstapje naar de Transfollow-app, vergelijkbaar met een betaling via iDeal.” Inmiddels hebben een groot aantal boordcomputerleveranciers en app bouwers een interface met TransFollow gerealiseerd.
Tekenproces
Aangekomen op het laad- of losadres vraagt de chauffeur de vrachtbrief op in de TransFollow app. Hij vult eventuele opmerkingen in en kan ook een foto toevoegen, bijvoorbeeld van schade aan een zending. Is de vrachtbrief klaar voor ondertekenen, dan tikt de chauffeur op het signeericoon. Op dat moment maakt TransFollow een unieke, 20-cijferige QR-code aan. “Deze code is de digitale handtekening, die is gebaseerd op het Transfollowaccount en de vrachtbriefinformatie”, legt Knoop uit.
De verzender of ontvanger heeft ook een smartphone met TransFollow app en scant de QR-code van de chauffeur. Meteen daarna wordt ook een QR-code, lees digitale handtekening, aangemaakt op de smartphone van de verzender/ontvanger. Heeft de chauffeur die gescand, dan is het tekenproces afgerond. De getekende vrachtbrief wordt nu via de telefoon van de chauffeur verstuurd naar het TransFollow platform en alle partijen krijgen realtime de proof-of-delivery van de betreffende zending.
Sign-on-glass
Bij Post wijkt het tekenproces iets af van de standaardprocedure. “Als op de bouwplaats niemand met een TransFollow app aanwezig is, kan iemand via sign-onglass tekenen voor ontvangst. Hij zet dan zijn handtekening in de app op de telefoon van de chauffeur”, zegt Post. “En is er helemaal niemand aanwezig, dan maakt de chauffeur een foto van de geloste zending en gebruiken we die als afleverbewijs.”
In deze gevallen wordt altijd een emailadres meegegeven. “De uitvoerder krijgt van TransFollow bericht welke vrachtbrieven via sign-on-glass zijn getekend of waarbij onze chauffeur een foto heeft gemaakt”, zegt Post. “Zo heeft hij één overzicht van alle leveringen die wij hebben gedaan.”
Proof-of-Delivery
Wanneer is getekend voor het afleveren van een zending, ontvangen alle belanghebbenden met een Transfollowaccount een pdf-bestand met de getekende vrachtbrief. Post vertelt dat de getekende vrachtbrief bij hen als pdf in het TMS wordt opgeslagen. “Die sturen we daarna samen met de digitale factuur naar onze klant.” Beide partijen kunnen dankzij TransFollow sneller factureren. “Daarmee ontstaat een win-win situatie, waardoor onze klanten graag meewerken aan TransFollow”, is de ervaring van Post.
Bovendien zijn de verwerkingskosten van de digitale vrachtbrief aanmerkelijk lager dan die van de papieren versie: € 1,71 tegen gemiddeld € 6,21. Post geeft aan dat e-invoicing via het nieuwe platform van TLN de volgende stap is in papierloos werken binnen zijn bedrijf. “We sturen de factuur nu nog als pdf. Een elektronische factuur wordt meteen verwerkt in de administratie van de klant, wat opnieuw een tijdsbesparing oplevert.”
Geïnspireerd door deze case? Bel mij!
Juliëtte Roos
Accountmanager Digitale vrachtbrief
Tel 06 8174 8181 E-mail Stuur een mail