arrow close icon-chevron-left icon-chevron-right icon-twitter icon-facebook icon-linkedin icon-zoom icon-trash icon-user icon-cart icon-search icon-chat
Beurtvaartadres ShipmentManager

Veelgestelde vragen ShipmentManager

Vind antwoord op de meest gestelde vragen over Shipment Manager

? Hoe verwijder ik een dossier incl. documenten?

Om een dossier te kunnen verwijderen moet deze de status ‘Voorbereid’ of ‘In voorbereiding’ hebben.

Volg vervolgens de onderstaande stappen om een dossier te verwijderen:

  1. Klik op Dossiers in het hoofddashboard onder het kopje Documenten
  2. Klik op het betreffende dossier dat u wilt verwijderen.

In het volgende scherm heeft u nu aan de rechterkant de knop Verwijderen staan. Door hier op te klikken verwijderd u het gehele dossier inclusief de documenten.

? Mijn af te drukken pdf-bestand opent niet. Wat moet ik doen?

Wanneer het document niet als een pdf-bestand wordt geopend kan het zijn dat uw websitebrowser een pop-up van ShipmentManager blokkeert. Dit is vaak subtiel zichtbaar in de adresbalk van uw browser, voorbeeld helemaal rechts.

Wanneer u de pop-up accepteert kunt u het document opnieuw openen waarna zich als nog het pdf-bestand opent.

Mocht bovenstaande uw probleem niet verhelpen, neem dan telefonisch contact op met de ShipmentManager klantenservice.

Certificaat van Oorsprong - Vak 9

Sinds de invoering van digitale aanvragen is vak 9 niet meer relevant.

Zodra er een aanvraag word ingediend bij de Kamer van Koophandel is deze bekend op basis van de registratie van het bedrijf in combinatie met het digitale certificaat.

Indien de afzender/exporteur niet hetzelfde is al de aanvrager, wordt er gesproken over 'on behalf of'.

Deze gegevens komen naast elkaar te staan.

 

? Digitale handtekening vernieuwen

Indien u een nieuwe digitale handtekening hebt aangevraagd, bijvoorbeeld wanneer de geldigheidstermijn van de oude handtekening is verstreken, dan kunt u de volgende procedure volgen.

E-mail het publieke deel van het nieuwe softcertificaat aan (uw regiokantoor) van de Kamer van Koophandel. Nadat u de bevestiging hebt ontvangen dat dit nieuwe certificaat geldig is, verwijdert u direct het oude privédeel van het certificaat uit uw gebruikersprofiel in ShipmentManager.. Deze stap is noodzakelijk, als u een nieuw certificaat wilt koppelen voordat deze stap is uitgevoerd kan nog geen “indiener” geselecteerd worden. Hierna kunt u het nieuwe certificaat toevoegen. Belangrijk: Vergeet na deze stap niet om op Toepassen te klikken. Hieronder wij voor u beschreven hoe u dit kunt doen.

Wanneer u een nieuw certificaat heeft van Quovadis, zult u deze opnieuw moeten toevoegen aan Stratech Shipment. U kunt het huidige certificaat vervangen of eerst het oude certificaat verwijderen en daarna de nieuwe toevoegen. Hieronder hebben wij voor u beschreven hoe u dit kunt doen:

  1. Klik in het hoofddashboard op Instellingen en klik vervolgens op Mijn gegevens.
  2. Onderaan in het scherm ziet u uw digitale handtekening staan onder het kopje 'Indiener certificaten'.
  3. Rechts bovenin bij uw certificaat staat een kruisje, klik hierop om de handtekening te verwijderen.
  4. Nadat u de handtekening heeft verwijderd moet u vervolgens rechts nog op Toepassen klikken om het verwijderproces definitief af te ronden.
  5. U komt nadat u heeft geklikt op toepassen, weer terecht onder Instellingen. Klik hier opnieuw op Mijn gegevens en vervolgens op de tegel Toevoegen om uw nieuwe handtekening toe te voegen. Zie ook de onderstaande afbeelding of de FAQ ‘Hoe voeg ik mijn digitale handtekening toe’.
  6. Wanneer u uw handtekening heeft toegevoegd, is deze zichtbaar onder het kopje 'Indiener certificaten". Klik vervolgens nog op Toepassen om het volledige proces juist af te ronden.
? Kan op blanco papier geprint worden?

De oorsprongsdocumenten worden altijd geprint op genummerde standaarddocument (CvO, Eur.1 etc.). Indien gewenst dan kunt u die bestellen in de webshop van Beurtvaartadres.

? Foutmelding: Certificaat bevat geen private key

Wanneer u deze melding ontvangt, heeft u het verkeerde bestandstype van uw certificaat toegevoegd.

Zorg er daarom ten alle tijde voor dat u uw p.12 certificaat toevoegt, het privédeel van uw digitale certificaat.

? De aanvraag kan niet ingediend worden bij de Kamer van Koophandel

Indien de knop: “INDIENEN KVK” grijs gekleurd is.

Dan zijn er twee actie die u kunt uitvoeren om ervoor te zorgen dat deze knoppen wel voor u beschikbaar zijn, namelijk:

  1. Soft Certificaat
    Belangrijk is dat uw softcertificaat op de juiste manier gekoppeld is en dat uw softcertificaat nog geldig is.
  2. Zijn alle bolletjes groen?
    Belangrijk is dat bovenaan de pagina alle bolletjes groen gekleurd zijn. Dit geeft u een beeld of alle ‘gele vakken’ zijn ingevuld. Alleen als alle vakken groen gekleurd zijn dan kunt u uw documenten indienen bij de KvK.

 

? Mijn document is afgewezen, hoe kan ik deze corrigeren en opnieuw versturen?

Nadat een document is afgewezen zal deze onder de tegel 'Afgewezen' komen te staan onder het kopje ‘Status van aanvragen’.

Om het afgewezen document aan te passen en opnieuw te versturen, kunt u de onderstaande stappen volgen:

  1. Klik op de tegel Afgewezen in uw hoofddashboard
  2. Klik op het dossier waarin het afgewezen document zich bevindt.
  3. Klik op het afgewezen document om deze te openen. In het document staat rood omlijnd weergeven wat de reden van afwijzing is.
  4. Selecteer op basis van de afkeuring de overeenkomstige stap in de navigatie.
    Bijvoorbeeld: Indien de CVO aanvraag is afgekeurd met de reden dat er onjuiste bewijsstukken zijn toegevoegd, druk dan bovenin in de navigatie op ‘Bewijsstukken’. Vervang vervolgens de bewijsstukken door de juiste bestanden te uploaden.
  5. Wanneer u de wijzigingen heeft toegepast klikt u op Overzicht en vervolgens op Toepassen. U heeft nu de mogelijkheid om het gecorrigeerde document opnieuw in te dienen.
? Het bundeltegoed is verlopen of opgebruikt

Een nieuw bundel kan alleen besteld worden door de Administrator of gebruikers met Administrator toegang.

Volg voor het bestellen van een nieuwe bundel de onderstaande stappen:

  1. Klik in het hoofddashboard op Mijn account en klik vervolgens rechts op de tegel Bestellen
  2. U krijgt vervolgens de verschillende bundels te zien die u kunt bestellen. Selecteer hier uw gewenste bundel.
  3. Nadat u uw bundel heeft geselecteerd wordt u extra informatie getoond over deze bundel. Wanneer u deze definitief wilt bestellen klikt u op Bestelling plaatsen rechts bovenaan.
  4. Er verschijnt een pop-up scherm met informatie over de bestelling. Klik op Doorgaan om uw bestelling af te ronden.

Let op! Nadat u op doorgaan heeft geklikt is de betreffende bundel besteld en direct beschikbaar. Aanvullend zult u van Beurtvaartadres een factuur ontvangen.

? Factuurcontrole op basis van een bundel

Er bestaat op dit moment de mogelijkheid om een historische overzicht met afgehandelde certificaten, legalisaties en certificeringen (over een bepaalde periode) uitgebreid met de volgende gegevens: Legalisatienummer, Indiener, Afzender (Naam), Geadresseerde (Naam) en Tekenbevoegd Medewerker in te zien. Ook is het mogelijk om alle gegevens te exporteren naar Excel. U kunt dit overzicht met historische aanvragen bereiken door te klikken op:

  1. Mijn Account
  2. Bundels
  3. Klik op de gekochte bundel waar de ticket van afgeschreven worden.
  4. Door u bundel te openen kan het verbruik van de complete bundel worden gekopieerd en worden geplakt in bijvoorbeeld Excel voor een nadere analyse. U kunt dan een overzicht maken om te zien hoeveel aanvragen u heeft gedaan voor een bepaalde periode.
? Hoe stel ik een filter in bij document afdrukken?

dossiers zien waarvan de documenten in de laatste 24 uur zijn afgedrukt, ongeacht uw filter keuze. Na 24 uur zijn de afgedrukte dossiers niet meer zichtbaar onder Afdrukken, maar wel onder het overzicht Archief.

Hieronder hebben wij voor u beschreven hoe u de filters in het overzicht ‘Afdrukken’ kunt instellen.

Klik in het hoofddashboard op de tegel Afdrukken. Zodra u dit heeft gedaan krijgt u bovenaan de volgende drie opties te zien (zie ook de onderstaande afbeelding);

Filteren

Hier kunt u filteren om een beter overzicht te krijgen van al uw documenten die in afdrukken staan. U kunt filteren op ‘Geopend’ en ‘Ongeopend’;

  • Geopend: Als u geopend heeft geselecteerd dan krijgt u alle dossiers te zien die al een keer zijn geopend binnen afdrukken.
  • Ongeopend: Als u ongeopend heeft geselecteerd dan krijgt u alleen de dossiers te zien die nog niet geopend zijn. Wanneer u beide opties selecteert krijgt u alle documenten te zien, wanneer u alles de-selecteert krijgt u niets te zien.

Sorteren

Hier kunt u uw dossiers sorteren op dossiernummer, geadresseerde en afzender.

Zoeken

Hierin heeft u de mogelijkheid te zoeken naar een dossier. U kunt zoeken op de kenmerken dossiernummer, geadresseerde en afzender.

Let op! Indien u het filter weer wilt terugzetten naar alleen ‘Ongeopend’, drukt u nogmaals op ‘Geopend’, zodat deze wordt uitgezet.

? Hoe kan ik mijn digitaal softcertificaat installeren en versturen naar de KvK?

Voor ondersteuning bij de aanvraag, registratie en vernieuwing van het digitale certificaat kunt u contact opnemen met de ShipmentManager klantenservice.

? Mijn document wordt niet goed afgedrukt. Wat moet ik doen?

Staat de afgedrukte tekst niet binnen de juiste vakken op het document? Of is uw document niet goed afgedrukt?

Controleer dan of u de instelling goed heeft staan. Schaal: 100

Indien het percentage niet instelbaar is dan kunt u vaak kiezen voor de instelling: “Ware grootte”. Zorg dus dat bij de afdrukinstellingen ‘Ware grootte’ aanstaat. Meestal staat deze instelling op ‘Passend’ of op ‘Te grote pagina’s verkleinen’, waardoor de documenten tussen de 90% en 96% worden afgedrukt. Dit zorgt ervoor dat de afgedrukte tekst niet binnen de juiste vakken valt.

? Wanneer moet ik bij de afzendergegevens een Klant ID invullen?

Het veld 'Klant ID' is alleen van toepassing indien u als logistieke dienstverlener of expediteur in opdracht van de afzender aanvragen indient en de betreffende afzender namens de Kamer van Koophandel gebruik maken van ‘automatisch goedkeuren’.

Indien u gebruik maakt van 'Automatisch Goedkeuren', dan heeft u van de Kamer van Koophandel  een referentie ontvangen van de betreffende afzender.

Hieronder staat beschreven waar u deze referentie kunt invullen:

  1. Klik in het hoofddashboard op de tegel Afzender;
  2. Kies vervolgens voor Nieuwe afzender aanmaken;
  3. Vervolgens kunt u onderaan de referentie van de afzender (Klant ID) invullen.

Ter info! Het referentienummer kunt u opvragen bij uw logistieke dienstverlener. Ter bevestiging kunt u contact opnemen met regio Kamer van Koophandel

? Hoe lang kan mijn e-mailadres in ShipmentManager maximaal zijn?

Het e-mailadres in ShipmentManager kan maximal 50 tekens lang zijn.

? Mijn document blijft onder ‘In behandeling’ staan. Wat moet ik doen?

Documenten die in het overzicht op 'In behandeling' blijven staan, doordat er een storing is geweest bij de Kamer van Koophandel of om andere technische redenen, kunnen na één uur opnieuw verstuurd worden.

U zult dan een uitroeptekensymbool (!) op uw document zien. Klik één keer op Ververs status om alle documenten die dit symbool hebben opnieuw te versturen.

? Hoe maak ik een template aan?

Een template kan worden aangemaakt op twee manieren: Op basis van een nieuw dossier, of op basis van een bestand dossier.

Template aanmaken met een nieuw dossier

Voor het aanmaken van een nieuwe template start u met een nieuw dossier. U volgt hiervoor de stappen van Dossier.

Let op!

  1. Zorg ervoor dat u bij de laatste stap in het Dossier heeft geklikt op Toepassen.
  2. Zodra u op toepassen heeft geklikt kunt u rechts kiezen voor Opslaan als Template.
  3. Vul vervolgens een Template naam in en klik op Opslaan, waarna uw template automatisch wordt opgeslagen.

Het aangemaakt template kunt u terug vinden onder de tegel ‘Templates’ onder het kopje ‘Overzichten’. Hier heeft u tevens de mogelijkheid een template te wijzigen en te verwijderen.

Template aanmaken met een bestaand dossier

Volg de onderstaande stappen om template te maken van een bestaand dossier:

  1. Ga vanuit het hoofddashboard naar Dossiers onder het kopje ‘Documenten afronden’. 
  2. Selecteer het betreffende dossier waarvan u een template wilt maken. 
  3. Pas eventuele zaken als afzender, geadresseerde of zaken in de bijbehorende documenten aan. 
  4. Wanneer u alles heeft aangepast kunt u rechts klikken op Opslaan als template.
  5. Vul vervolgens een template naam in en klik op Opslaan, waarna u template automatisch wordt opgeslagen.
? Hoe werkt het afschrijven van het bundeltegoed m.b.t. ingediende aanvragen?

In ShipmentManager wordt uw bundel tegoed per documentaanvraag afgeschreven van uw bundel.

Voorbeeld: Wanneer u een dossier heeft met 1 CvO en 3 legalisaties dan worden er 4 tikken van uw bundel afgeschreven. Indien u na een afkeuring door de KvK, een aanvraag nogmaals moet indienen dan wordt er nogmaals 1 tik van uw bundel afgeschreven.

Ridvan Taci
Business Unit Manager import en export