Het correct invullen van een begeleidingsbrief bij afvaltransport lijkt misschien eenvoudig, maar in de praktijk blijkt dit vaak complexer dan gedacht. Om verschillende redenen is een training voor het invullen van deze documenten van grote waarde:
- De begeleidingsbrief is een essentieel en juridisch belangrijk document.
- Er worden regelmatig fouten gemaakt bij het invullen.
- Het is van belang om te begrijpen hoe de begeleidingsbrief correct wordt opgesteld.
- Na het volgen van de training ben je in staat om de begeleidingsbrief zelfstandig en correct in te vullen.
In dit artikel wordt toegelicht waarom een begeleidingsbrief nodig is, welke uitdagingen er zijn bij het invullen en welke veelvoorkomende fouten gemaakt worden.
Waarom een begeleidingsbrief?
Een begeleidingsbrief begeleidt het transport van afval. Het bevat informatie die alle betrokkenen in het transport nodig hebben om aan hun registratieplicht te kunnen voldoen. Die informatie kan ook op een andere manier geregistreerd worden, maar voor velen is het vooral handig de begeleidingsbrieven te bewaren (en die moeten dan wel goed zijn). Daarnaast zal de ontvanger van het afval (vaak) zijn ontvangsten melden aan het LMA en ook die melding bevat veel van wat er op de begeleidingsbrief staat. Wel zo makkelijk. Tot slot kan de begeleidingsbrief eveneens als vrachtbrief fungeren, mede door de aanwezigheid van een afzendersvak.
Het invullen van de begeleidingsbrief
Het invullen van een begeleidingsbrief kan als onhandig worden ervaren. Na het wijzigen van de Wet Milieubeheer in 2011 veranderde nogal wat. Het zou logisch geweest zijn het formulier op dat moment ook aan te passen, maar de gedachte was dat begeleidingsbrief binnen afzienbare tijd digitaal zou zijn. En we wilden niet dat gebruikers hun systemen nog gingen veranderen voordat dat zover was. De vak indeling op de begeleidingsbrief bleef dus bewust hetzelfde om de markt niet op kosten te jagen. Inmiddels zijn we 13 jaar verder en enkele duizenden cursisten verder. Het volledig digitaliseren is nog niet gelukt.
Veelvoorkomende valkuilen
In de praktijk worden er regelmatig fouten gemaakt bij het invullen van de begeleidingsbrief. Enkele veelvoorkomende valkuilen zijn:
- een kruisje zetten in een vakje; “omdat hun voorganger dat ook zo deed”;
- zeggen niets met de begeleidingsbrief te maken hebben en “alleen maar hun handtekening zetten”; maar vooral..
- die geen idee hebben waar de gegevens vandaan zouden moeten komen die op de begeleidingsbrief staan.
Met het eerste en het derde punt zou het nog goed kunnen gaan. Wanneer jouw voorganger al langer dan 13 jaar geleden vertrokken is, zou je het zomaar verkeerd kunnen hebben. En misschien wil je helemaal niet weten waar alle gegevens vandaan komen, maar “alleen een handtekening zetten”? Dat bestaat niet. Met het zetten van een handtekening ga je akkoord met alles wat op de begeleidingsbrief staat. Het is natuurlijk heel fijn als jij je collega volledig vertrouwt hierin. Toch is het geen overbodige luxe om een training te volgen.
Wil je meer weten over de training die wij aanbieden voor het correct invullen van de begeleidingsbrief?
Juridisch juiste begeleidingsbrieven bestellen
Liever telefonisch? Bel ons via: 088 - 55 22 111