Heel eerlijk:
- omdat het een vrij complex en belangrijk document is;
- omdat de kans groot is dat deze nu foutief ingevuld wordt;
- omdat het goed is om te begrijpen hoe je de begeleidingsbrief correct invult;
- omdat je na het volgen van de training zelf in staat bent om dit document goed op te maken.
Ik zal in deze blog op al deze aspecten terugkomen.
Waarom een begeleidingsbrief?
Allereerst even in het kort waarom je een begeleidingsbrief nodig hebt. Een begeleidingsbrief begeleidt het transport van afval. Het bevat informatie die alle betrokkenen in het transport nodig hebben om aan hun registratieplicht te kunnen voldoen. Die informatie kan ook op een andere manier geregistreerd worden, maar voor velen is het vooral handig de begeleidingsbrieven te bewaren (en die moeten dan wel goed zijn). Daarnaast zal de ontvanger van het afval (vaak) zijn ontvangsten melden aan het LMA en ook die melding bevat veel van wat er op de begeleidingsbrief staat. Wel zo makkelijk. Tot slot mag de begeleidingsbrief gebruikt worden als vrachtbrief; het afzendervak staat er immers niet voor niks op!
Het invullen van de begeleidingsbrief
Vul je de begeleidingsbrief in, dan lijkt hij erg onhandig. Na het wijzigen van de Wet Milieubeheer in 2011 veranderde nogal wat. Het zou logisch geweest zijn het formulier op dat moment ook aan te passen, maar de gedachte was dat begeleidingsbrief binnen afzienbare tijd digitaal zou zijn. En we wilden niet dat gebruikers hun systemen nog gingen veranderen voordat dat zover was. De vak indeling op de begeleidingsbrief bleef dus bewust hetzelfde om de markt niet op kosten te jagen. Inmiddels zijn we 13 jaar verder en enkele duizenden cursisten verder. Het volledig digitaliseren is nog niet gelukt.
Veelvoorkomende valkuilen
Anno 2024 tref ik nog vaak cursisten die:
- een kruisje zetten in een vakje; “omdat hun voorganger dat ook zo deed”;
- zeggen niets met de begeleidingsbrief te maken hebben en “alleen maar hun handtekening zetten”; maar vooral..
- die geen idee hebben waar de gegevens vandaan zouden moeten komen die op de begeleidingsbrief staan.
Met het eerste en het derde punt zou het nog goed kunnen gaan. Wanneer jouw voorganger al langer dan 13 jaar geleden vertrokken is, zou je het zomaar verkeerd kunnen hebben. En misschien wil je helemaal niet weten waar alle gegevens vandaan komen, maar “alleen een handtekening zetten”? Dat bestaat niet. Met het zetten van een handtekening ga je akkoord met alles wat op de begeleidingsbrief staat. Het is natuurlijk heel fijn als jij je collega volledig vertrouwt hierin. Toch denk ik dat het geen overbodige luxe is om een training te volgen.
Ik geef de training in ieder geval met bijzonder veel plezier. Omdat ‘het afval’ echt een boeiende business is en dat moet eigenlijk iedereen ervaren!
